Kinh nghiệm viết phần mềm quản lý nhân sự bằng Access

Công việc quản lý nhân sự chính là một việc rất cần thiết cho những bậc quản lý trong việc quản lý hàng trăm cá nhân, công nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp đó. Để có thể biết được các thông tin của từng cá nhân và nhân viên thì không chỉ dựa trên danh sách thông qua giấy tờ quản lý tại hồ sơ lưu trữ mà còn phải có một số phần mềm để lưu trữ thông tin của từng cá nhân trong mỗi bộ phận qua một thiết lập có sẵn trên công cụ Access để khi cần thiết và tính toán, in giấy tờ hay kiểm tra thông tin thì doanh nghiệp đều có thể quản lý một cách đơn giản và nhanh nhất. Chính vì vậy hôm nay TD – SOFT sẽ giới thiệu đến cho bạn đọc cùng tham khảo một vài kinh nghiệm trong cách viết phần mềm quản lý nhân sự bằng công cụ Access hiệu quả.

Công cụ Access hữu ích như thế nào ?

Access chính là một dạng công cụ quản lý bằng bảng và lợi ích không khác gì với Excel. Thế nhưng cái khác của Access chính là mặt hiệu quả của nó rất đặc biệt đó là khi dùng để viết phần mềm quản lý nhân sự bằng công cụ Access nó chính là một công cụ quản lý cơ sở dữ liệu với giao diện chi tiết, chính xác nhất cho các doanh nghiệp dùng để quản lý các thông tin dữ liệu của nhân viên mình mà không cần phải mất công lục lại toàn bộ hồ sơ lưu trữ.

Thế nào là một cơ sở dữ liệu ?

Cơ sở dữ liệu chính là một mối liên hệ có logic và liên quan đến nhau, giúp đảm bảo toàn bộ các thông tin là nhất quán, chính xác và có thể truy xuất được khi có nhu cầu. Đây được gọi chung là một cơ sở dữ liệu.

Chẳng hạn, nếu bạn muốn tập hợp tất cả các bức ảnh nhân viên tại một khu nào trong dây chuyền cùng nhau để tạo ra một dạng file dữ liệu anhe nhân viên cho khu vực đó thì khi truy xuất bạn sẽ có cho mình một cơ sở dữ liệu ảnh của các nhân viên làm việc tại khu vực dây chuyển đó. Thì Access chính là dạng như vậy, khi bạn muốn truy xuất một CSDL thông tin hình ảnh và thông tin cá nhân của nhân viên tại một đội thì vẫn có thể tìm chính xác và có đầy đủ mọi thứ được lưu trữ trên đó, giúp công việc của bạn được giảm xuống rất nhiều, hạn chế tối đa thời gian làm việc khi làm thủ công.

Những vấn đề quan trọng cần chú ý khi viết phần mềm quản lý nhân sự bằng công cụ Access

Để viết được và cập nhật chính xác mọi thông tin của mỗi cá nhân thì đầu tiên bạn phải hiểu sơ về cách sử dụng các mục có tại phần mềm Access trước.

1.        Table – bảng

Chính là bảng chứa thông tin chìa khóa và liên quan đến nhau để tạo thành một sơ sở dữ liệu logic.

2.     

            Query – truy vấn

Dùng để truy vấn một đối tượng liên quan cho một vùng làm việc.

Ví dụ, bạn đang có một CSDL chính về khách hàng của doanh nghiệp và hiện giờ sắp tới công ty có một sự kiện tổ chức tại TP.HCM nên lúc này bạn cần xem toàn bộ các khách hàng, bạn hàng có liên quan tại khu vực này nhanh nhất thì bạn sẽ dùng tới Query để truy vấn.

3.        Form – Biểu mẫu

Là dạng điền thông tin, tại Form bạn sẽ điền và lưu trữ thông tin hoặc thay đổi dữ liệu và sẽ được hiển thị trên màn hình làm việc để bạn có thể trực tiếp kiểm tra lại các thông tin.

4.        Record – bảng ghi

Là dạng thông tin và với mỗi thông tin riêng thì sẽ là một thẻ.

Ví dụ : sở thích, sở trường, kinh nghiệm 

5.        Field – bảng trường

Chính là một bảng được tạo từ bảng ghi. Tại đây Field sẽ là một trường gồm các mục như : thông tin liên lạc, địa chỉ, tên và họ, …

Thường thì để thay cho Excel người ta sẽ chọn cách viết phần mềm quản lý nhân sự bằng công cụ Access để đảm bảo số liệu thông tin đầy đủ nhất, không sợ bị thất lạc hoặc bị mất và đánh cấp và so với Excel thì Access dễ sử dụng hơn trên phương diện là hàm học mà cần tính toán thì mới chính xác.

Nhưng khi bạn biết cách áp dụng qua bên viết phần mềm quản lý nhân sự bằng công cụ Access thì công việc sẽ dễ dàng hơn cho việc quản lý các nhân viên đang làm việc, thời hạn lao động và tính lương chính xác cho nhân công.

Trên đây là một số kinh nghiệm nhỏ mà TD – SOFT muốn chia sẻ cho bạn đọc để có thể chọn lựa cho mình một hình thức quản lý nhân sự hợp lý, chính xác và có độ bảo mật cao.

Nếu có thêm những nhu cầu trao đổi thì hãy cứ comment hoặc liên hệ cho mình nhé.